Programme de conformité

1. Responsabilité et supervision

Vertex a désigné un directeur de la conformité qui est chargé de concevoir un programme de conformité, de le superviser et de veiller à ce qu’il soit bien mis en œuvre. Le directeur de la conformité peut exercer son jugement professionnel en ce qui concerne le programme de conformité, et il peut le réviser ou l’améliorer, au besoin, pour maintenir un programme de conformité efficace. Il relève de notre directeur juridique et relève indirectement de notre conseil d’administration pour les questions de conformité.

Vertex a aussi mis sur pied un comité de conformité pour conseiller le directeur de la conformité. Ce comité est composé de directeurs ou de cadres de rangs supérieurs de tous les secteurs de l’entreprise. Il est chargé de superviser le programme de conformité de Vertex et se réunit au moins une fois par trimestre pour revoir et établir des plans d’action afin de résoudre les enjeux liés à la conformité.

2. Politiques et procédures

Le code de conduite de Vertex constitue l’énoncé de principes de déontologie et de conformité qui oriente nos activités quotidiennes. Il définit les principes clés en matière de déontologie que doivent suivre la direction, les employés, les sous-traitants et les agents de l’entreprise, ainsi que les normes visant à s’assurer du respect des lois qui s’appliquent et des politiques de l’entreprise. Pour souligner l’importance des principes et des lignes directrices énoncés dans le code de conduite, nous demandons à tous nos employés de certifier qu’ils ont lu les politiques et procédures de Vertex et qu’ils acceptent de s’y conformer.

En plus du code de conduite, Vertex a aussi élaboré et mis en œuvre des politiques, des procédures, des lignes directrices, des directives de travail et d’autres directives pour, entre autres, tenir compte des risques potentiels pour les fabricants de produits pharmaceutiques, y compris ceux dont il est question dans les recommandations de l’OIG.

3. Information et formation

L’information et la formation sont essentielles pour bien communiquer nos normes et nos exigences à notre personnel et lui permettre de s’y conformer. Tous les membres du personnel reçoivent une formation sur le code de conduite de Vertex et les politiques, procédures, lignes directrices et directives de travail relatives à la conformité qui s’appliquent à leurs fonctions. Nous maintenons et surveillons les dossiers de formation pour veiller à ce que tous les membres du personnel reçoivent la formation requise. L’information et la formation sont des éléments essentiels de notre programme de conformité, surtout en ce qui a trait à la formation du personnel sur ses obligations légales et déontologiques selon les exigences étatiques et fédérales relatives aux soins de santé qui s’appliquent.

4. Communication interne et déclaration

Vertex s’est engagée à nourrir un dialogue actif et sain entre la direction et les employés au sujet des questions de déontologie et de conformité. Le personnel de Vertex est encouragé à trouver la réponse aux questions relatives à la conformité et reçoit des conseils sur l’accès à l’information liée à la conformité, y compris comment déclarer des inquiétudes potentielles en matière de conformité. Vertex comprend que son personnel ne doit pas seulement savoir comment accéder aux ressources en matière de conformité, mais doit être à l’aise de le faire sans crainte de représailles. Vertex a adopté des politiques et des procédures qui encouragent fortement son personnel à déclarer les problèmes de conformité potentiels. Ces politiques et procédures comprennent des mesures visant à veiller à ce que les personnes qui déclarent de tels problèmes ne fassent pas l’objet de représailles de la part de Vertex ou de son personnel. Vertex a conçu un outil en ligne pour déclarer les problèmes de conformité potentiels, qui se trouve ici. Tous les membres du personnel reçoivent de l’information sur la ligne de déclaration des problèmes de conformité de Vertex lors de leur orientation en tant que nouveaux employés et de leur formation continue en matière de conformité. Cette information est aussi diffusée sur l’intranet.

5. Vérification et surveillance

Le programme de conformité de Vertex comprend des fonctions de surveillance et de vérification liées à la conformité permettant d’évaluer le respect de nos politiques et de nos procédures en la matière. Conformément aux recommandations de l’OIG, nous prenons divers facteurs en considération pour déterminer la nature, la portée et la fréquence de nos activités de surveillance et de vérification de la conformité. De nouvelles exigences juridiques, des nouveautés en matière de pratiques commerciales et des considérations semblables peuvent susciter l’instauration ou la révision d’activités de surveillance et de vérification en matière de conformité. Nous revoyons ces activités régulièrement pour bien gérer les risques importants liés à la conformité.

6. Application et discipline

Vertex maintient des politiques et des procédures pour traiter des problèmes potentiels en matière de conformité. Elles permettent de bien comprendre les circonstances et les faits pertinents pour mieux juger des mesures coercitives et disciplinaires à prendre. Elles permettent aussi de prendre les mesures appropriées en cas de conduite inappropriée pour décourager le coupable de toute future infraction.

7. Mesures correctives

Vertex déploie des efforts continus pour veiller à ce que les lois étatiques et fédérales en matière de soins de santé soient respectées, de même que ses politiques et procédures internes en matière de conformité. Nous sommes d’avis que notre programme de conformité accroît les chances de prévenir ou de déceler des comportements contraires à la loi ou à l’éthique. Nous reconnaissons cependant que même un programme de conformité efficace ne permettra pas de prévenir toutes les infractions. Notre programme de conformité nécessite donc de réagir rapidement à toute infraction potentielle aux lois ou aux politiques de Vertex, de prendre les mesures disciplinaires qui conviennent, de déterminer si l’infraction est due à des lacunes dans nos politiques, nos pratiques ou nos mesures internes et de prendre les mesures correctives qui conviennent pour prévenir ou limiter les futures infractions.

8. Évaluation des risques

Vertex évalue régulièrement le risque de non-conformité pour veiller à ce que son programme de conformité continue d’en tenir compte.

Vertex s’est engagée à mener toutes ses activités conformément aux lois et aux normes déontologiques qui s’appliquent. Nous croyons que nous avons conçu et mis en œuvre un programme de conformité efficace et nous continuerons de l’améliorer et d’améliorer nos activités liées à la conformité.

Dernière révision : le 16 avril 2020